Schon zwei Stunden über einem Problem gegrübelt und noch immer keinen Lösungsansatz gefunden? Kreativitätsquote des Tages gleich gefühlte -1.000? Oder mal wieder geärgert, weil doch klar war, dass das Ding nicht rund laufen kann, wenn man es so schlecht aufzieht wie beim letzten Mal? Solche und ähnliche Situationen sind es, die Mitarbeiter früher oder später einem inneren Impuls folgen lassen, der einem in sekündlichen Abstand sagt: „Kaffee, du brauchst jetzt erst mal dringend einen Kaffee.“ Ein warmer, gut duftender, belebender Kaffee, und die Welt wird wieder gut. Wer kennt das nicht?

Also erst mal ab in die Kaffeeküche, DEM Hotspot für das tägliche Meet and Greet mit den Kollegen aus dem Büro nebenan, vom anderen Ende des Flurs und manchmal auch aus der Etage oben drüber – weil der Kaffee hier so gut schmeckt. Selten ist der Querschnitt aus unterschiedlichen Disziplinen, Fachrichtungen und Funktionen im Unternehmen wohl höher als in gut ausgestatteten Kaffeeküchen. Gut, auf dem so genannten stillen Örtchen vielleicht noch. Wobei es da – nomen est omen – in der Regel auch eher leiser zugeht.

Anders in der Kaffeeküche. Während das Pulver im Filter und der Kaffee im Becher landet, lässt man es einfach mal raus, was einen gerade so beschäftigt und in die Kaffeeküche trieb. Man erntet mitleidige Blicke, aufmunterndes Schulterklopfen, eine kraftspendende Portion Galgenhumor und – last but not least – häufig jede Menge guter Hinweise und Inspiration. Ein neuer Ansprechpartner, den man bisher gar nicht auf dem Schirm hatte, der aber durchaus bei dem Thema hilfreich sein könnte. Oder ein unvermuteter Blickwinkel eines Kollegen, der einen auf neue Ideen bringt. Und manchmal isst man auch noch eben einen Keks zum Kaffee, weil es so viel Spaß macht, gemeinsam gedanklich durchzuspinnen, wie man ein Problem angehen würde, gäbe es die und die Hürden nicht. Weil man in der heimeligen Atmosphäre der Kaffeeküche auch kühne und verrückte Ansätze nicht gleich wieder verwirft. Und plötzlich schauen sich alle an und denken das Gleiche: So verrückt ist das vielleicht gar nicht. Machbar wäre es ja schon. Selbst die Bedenken der Abteilung XY hätte man damit berücksichtigt. Aus einer scheinbaren Spinnerei ist eine Idee geboren – keine 15 Minuten hat es gedauert. Kaffee macht’s möglich.

Kaffeeklatsch versus Meeting

Wie anders läuft es da manchmal in Meetings, die im Voraus geplant wurden. Angekündigt über den obligatorischen Outlook-Termin und mit einer langen Agenda eingeleitet, verirren sich dort die ausgewiesenen Spezialisten des jeweiligen Fachgebiets in viel zu langen, kleinteiligen Diskussionen und sprengen dabei hemmungslos jedes zur Verfügung stehende Zeitkontingent. Eigentlich wichtige Themen können nicht mehr angesprochen werden, die zündende Idee hat es auch nicht gegeben und am Ende dann die unausweichliche Frage: Was haben wir jetzt wirklich erreicht in zwei bis drei Stunden kostbarer Arbeitszeit? Eine Studie der Unternehmensberatung Kampmann, Berg und Partner belegt, dass es sich dabei nicht um Einzelfälle handelt.

Wie ist es möglich, dass bei einem informellen Kaffeeklatsch innerhalb weniger Minuten Lösungen geschaffen werden, während bei offiziellen Meetings ein Protokoll und ein Termin für ein Folgemeeting die noch greifbarsten Ergebnisse sind? Hier die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick:

  • Ein Kaffeeküchengespräch ist ein Treffen ohne vorab definierte Agenda. Die Gesprächsteilnehmer wählen das Thema selbst und spontan.
  • Allen Anwesenden ist bewusst, dass der Talk bei Kaffee und Keks zeitlich begrenzt ist. Schließlich kann man nicht ewig in der Kaffeeküche rumstehen, sondern muss sich wieder seinen eigentlichen Aufgaben am Schreibtisch widmen.
  • An etwas längeren Diskussionen und Gesprächen in der Kaffeeküche beteiligen sich nur Leute, die das Thema wirklich interessiert und/oder etwas dazu beitragen können. Alle anderen ziehen mit ihrem Kaffeebecher weiter.
  • Lösungsansätze entstehen in der Kaffeeküche einzig und allein durch Eigeninitiative und Kooperation. In Meetings werden Aufgaben schon mal gerne an andere weitergereicht, nebenbei die Mails gecheckt oder einfach was gesagt, weil man ja was sagen muss. Schließlich wollte der Chef ja, dass man teilnimmt.
  • In der Kaffeeküche beteiligen sich auch Kollegen an Themen, die nicht ausdrücklich zu ihrem fachlichen Background passen. Das sprengt gedankliche Grenzen und erweitert den Blickwinkel.

Coach und Unternehmensberater Jim Benson (http://modusinstitute.com und http://moduscooperandi.com) hat eine einfache Methode entwickelt, die es ermöglicht, die oben angeführten Charakteristika einer Kaffeeküchenrunde in den unternehmerischen Alltag zu integrieren und so für mehr Effizienz und Qualität von Arbeitsprozessen und Besprechungen in Unternehmen zu sorgen. Eine Methode also, die auf Eigeninitiative und Kooperation fußt. Er nennt sie Lean Coffee (was mich als Blog-Autorin dazu inspiriert hat, den Artikel mit der Kaffeeküche zu beginnen, wäre damit dann auch klar).

So funktioniert Lean Coffee

Unter http://leancoffee.org erläutert Benson, wie genau ein Lean Coffee funktioniert und abläuft. Ebenso wie Torsten Scheller, der Lean Coffee in seinem Blog schwerpunktmäßig vor den Prinzipien des Lean Thinking betrachtet (z. B. Verschwendung vermeiden, Lernen verstärken, Eigenverantwortung, das Ganze sehen).

Wenn Sie beispielsweise das Thema „strategische Kommunikation“ in Ihrem Unternehmen mithilfe eines Lean Coffees als Besprechungsmethode vorantreiben wollen, ist das Ihre Vorgehensweise:

  1. Laden Sie alle Mitarbeiter des Unternehmens zum Lean Coffee über strategische Unternehmenskommunikation ein. Z. B. über Aushänge an schwarzen Brettern, in der Kaffeeküche, mit einer News im Intranet etc. Nennen Sie Ort, Datum und Dauer des Lean Coffees (üblich ist eine Dauer von einer bis 1,5 Stunden). Vergessen Sie nicht darauf hinzuweisen, dass jeder seinen Kaffeebecher mitbringen darf (um für die Lean Coffee typische Kaffeehaus bzw. Kaffeeküchenatmosphäre zu sorgen. Natürlich dürfen auch leidenschaftliche Teetrinker kommen) Achtung: Bei Lean Coffee wird kein Mitarbeiter oder Kollege persönlich eingeladen! Jeder darf teilnehmen – unabhängig von Abteilung, Funktion, Hierarchie etc.
  2. Bereiten Sie für die Veranstaltung einen Flipchart oder ein Whiteboard vor mit drei Spalten: Spalte A = zu diskutieren/to do, Spalte B = in Diskussion, Spalte C = diskutiert/erledigt.
  3. Die Teilnehmer benennen zu Beginn des Lean Coffees die Themen und Fragestellungen, die sie innerhalb des Themenfelds „strategische Unternehmenskommunikation“ diskutieren und ansprechen wollen. Sie werden in der Spalte A = zu diskutieren/to do aufgeführt. Achtung: Nicht jeder Teilnehmer MUSS ein Thema einbringen!
  4. Sind alle Themen aufgeführt, erklärt jeder Teilnehmer, der ein Thema eingebracht hat, in maximal zwei Sätzen, worum es geht.
  5. Dann priorisieren die Teilnehmer die Themenliste. Dazu erhalten sie drei farbige Punkte, die sie auf die Themen verteilen können. Ist ihnen ein Thema besonders wichtig, setzten sie alle Punkte an dieses Thema. Interessiert einen Teilnehmer drei Themen gleichermaßen, versieht er diese Themen jeweils mit einem Punkt. Die Anzahl der Punkte bestimmt die Prioritätenliste und damit die Reihenfolge, in der die Themen diskutiert werden.
  6. Verschieben Sie das Thema mit den meisten Punkten in die Spalte B = in Diskussion.
  7. Legen Sie gemeinsam mit den Teilnehmern fest, wie lange sich die Gruppe mit einem Thema befassen wird. Wählen Sie eine Dauer zwischen fünf bis 15 Minuten. Alle Themen werden gleich lang behandelt!
  8. Der Teilnehmer, der das erste Thema eingebracht hat, leitet das Thema noch einmal kurz ein. Die Diskussion beginnt. Er ist auch für den Umgang und das Festhalten der Ergebnisse verantwortlich.
  9. Nach Ablauf der vereinbarten Dauer (fünf bis 15 Minuten) fragen Sie die Gruppe, ob das Thema weiterdiskutiert werden soll oder nicht. Die Gruppe kann z. B. über Daumen hoch und Daumen runter Feedback geben und so die Mehrheit entscheiden lassen.
  10. Soll das Thema weiter diskutiert werden, legen Sie eine neue, kürzere Diskussionszeit fest, z. B. drei Minuten.
  11. Nach Ablauf der drei Minuten fragen Sie erneut ab, ob das Thema weiterdiskutiert werden soll. Wenn ja, vereinbart die Gruppe einen Extra-Termin, in dem das Thema ausdiskutiert werden kann. Verschieben Sie dann das behandelte Thema in die Spalte C = diskutiert/erledigt.
  12. Arbeiten Sie auf diese Weise weiter mit der Prioritätenliste, bis die in der Einladung angekündigte Gesamtdauer für den Lean Coffee abgelaufen ist.

Hier finden Sie die Anleitung für die Durchführung eines Lean Coffees als Download im PDF-Format.

Abgesehen davon, dass mit einem Lean Coffee mehr und qualitativ bessere Arbeitsergebnisse in kürzerer Zeit erzielt werden können, hat dieses Vorgehen folgende Vorteile für Sie als Initiator und für das Unternehmen im Allgemeinen:

  • Sie arbeiten mit Menschen, die wirklich Interesse an dem Thema haben. Denn sonst wären sie nicht zum Lean Coffee erschienen. Diese Kollegen sind mit hoher Wahrscheinlichkeit auch weiterhin bereit, an dem Thema mitzuwirken.
  • Die Teilnehmer begegnen dem Thema offener und positiver, z. B. weil sie die Besprechung im Vorfeld nicht vorbereiten mussten.
  • Lean Coffee ermöglicht bereits bei der Einführung eines neuen Projekts/eines neuen Themas/eines Veränderungsprozesses Mitarbeiterpartizipation. Das sorgt für eine breitere, unternehmensweite Akzeptanz des Themas.
  • Ein Lean Coffee ist mit seinem Ablauf höchst demokratisch. Werden die Diskussionen beendet, ist das für alle Beteiligten leichter zu akzeptieren.
  • Sie als Initiator bekommen während des Lean Coffees einen Eindruck davon, welche Fragestellungen, Bedenken, Hürden, Hemmschwellen etc. es im Zusammenhang mit dem vorgegebenen Themenfeld gibt oder wie die Teilnehmer mit Veränderungsprozessen umgehen. Das liefert Ihnen wichtige Hinweise für Ihre weitere Arbeit an dem Thema.
  • Das Thema wird vielschichtig von Mitarbeitern in unterschiedlichen Funktionen und mit unterschiedlichen fachlichen Hintergründen beleuchtet.
  • Hierarchie spielt bei einem Lean Coffee keine Rolle.

Fazit: Lean Coffee ist damit eine hervorragende und einfache Methode, um Kooperation im Unternehmen zu fördern, effizienter und qualitativ besser zu arbeiten und Themenfelder, die auf den ersten Blick nicht unmittelbar mit dem Kerngeschäft zu tun haben (wie z. B. die interne und externe Unternehmenskommunikation) auf eine gemeinschaftliche Basis zu stellen.

Und: Wer Kaffeeküchen in Büros oder Besprechungsräume umbauen will, sollte noch einmal kurz darüber nachdenken.